Millainen on hyvä isännöitsijä?
Hyvä isännöitsijä on aktiivinen, aloitteellinen ja toimeenpaneva. Kun hänellä on tukenaan sujuvat toimistopalvelut ja ajanmukaiset sähköiset palvelut, niin asunto-osakeyhtiön käytössä on paras mahdollinen kiinteistön käytännön tehtävien hoitaja.
Milloin taas pitäisi hälytyskellojen soida isännöintipalveluiden suhteen?
Kun isännöitsijä ei valmistele asioita taloyhtiön hallituksen kokouksiin tai ole hallituksen tavoitettavissa, toimenpiteiden käytäntöönpano vain venyy ja tiedottaminen ontuu. Kun isännöitsijän oma-aloitteisuus ja ennakoiva ote taloyhtiön kehityskohteisiin puuttuu tai sovitut suunnitelmat eivät toteudu. Tai kun isännöitsijätoimiston asiakaspalvelu ei toimi ja sähköiset palvelutkin tökkivät tai uupuvat kokonaan. Tässä vaiheessa on syytä ottaa asia esille ja katsoa, voisiko taloyhtiö saada parempaa palvelua – joko kehittämällä nykyistä toimintaa tai ostamalla palvelut toiselta isännöitsijätoimistolta.
Kuka valitsee uuden isännöitsijän?
Taloyhtiön hallitus on vastuussa isännöitsijän valinnasta, valvonnasta ja erottamisesta. Joskus asiat ovat lähteneet menemään pieleen jo isännöitsijää valittaessa. Määriteltiinkö taloyhtiön tarpeet oikein ja vastasiko valittu isännöitsijätoimisto niihin? Mitkä olivat valintaperusteet – painottuiko kenties hinta liikaa laadun kustannuksella? Millainen sopimus lopulta tehtiin? Oliko valinta taloyhtiön strategian mukainen? Taloyhtiöt etsivät nyt isännöinniltä laadukkaampia palveluita, parempaa osaamista ja parempia henkilösuhteita.
Miten isännöitsijän vaihto käytännössä tapahtuu ?
Isännöitsijän vaihtaminen käy helposti, mutta paremman löytäminen vaatii aikaa ja kunnollista paneutumista. Taustatyö kannattaa tehdä huolella. Kun isännöitsijää lähdetään vaihtamaan, niin ensin on syytä tarkastella asunto-osakeyhtiön palvelutarpeita, painopistealueita ja taloyhtiön strategiaa. Toisilta taloyhtiöiltä voi kysellä kokemuksia ja suosituksia ennen kuin lähettää tarjouspyynnön valituille toimistoille.
Tarjouspyyntöjä on hyvä laittaa useampi kuin yksi, mutta niitä ei kannata laittaa kaikille kaupungin isännöitsijätoimistoille. Tarjouksia tarkastellessa tulee kiinnittää huomiota isännöitsijätoimiston resursseihin, kokemukseen, sähköisiin palveluihin ja ammattitaitoon. Tässäkin vaiheessa voi ja kannattaa kysyä muiden kokemuksia tarjouksen lähettäneistä isännöitsijätoimistoista. Taloyhtiön hallituksen haastateltavaksi valitaan 2-3 parasta tarjouksen lähettäneistä isännöitsijätoimistoista. Haastattelujen perusteella hallitus valitsee isännöitsijätoimiston ja vastaavan isännöitsijän, jotka parhaiten vastaavat asunto-osakeyhtiön palvelutarpeisiin, painopistealueisiin sekä taloyhtiön strategiaan.
Kun uusi isännöitsijätoimisto on valittu, voidaan entinen sanoa irti. Irtisanomista ei tarvitse perustella, mutta sopimukseen kirjattua irtisanomisaikaa pitää noudattaa siirtymävaiheessa. Yleensä vaihtamisprosessi itsessään on sujuva eri isännöintitoimistojen välillä. Uudella isännöintitoimistolla ja isännöitsijällä menee kuitenkin aikaa tutustua taloon sekä päästä talon historiaan kiinni.
Hyvä huomioida
Mikäli taloyhtiöllä on parhaillaan haasteita nykyisen isännöitsijän kanssa, on tärkeää, että hallitus arvioi, johtuvatko nämä ongelmat isännöintitoimistosta vai mahdollisista henkilökemioista. On syytä muistaa, että pelkkä isännöitsijän vaihtaminen ei välttämättä takaa parempaa palvelua, ja siksi hallituksen on harkittava huolellisesti sekä isännöintitoimiston että sen nimetyn isännöitsijän valintaa.
Kommunikointi nykyisen isännöintitoimiston tai isännöitsijän kanssa voi joskus tuoda merkittäviä parannuksia palvelun laatuun enemmän kuin pelkkä vaihto. Tehokas viestintä on avainasemassa sekä isännöitsijän että hallituksen päivittäisessä toiminnassa.
Tutustu tarkemmin OIT isännöinnin toimintaan tai pyydä meiltä tarjous
