Parhaimmillaan hallituksen kokoukset ovat antoisia ja hienoja tilanteita, kun yhdessä onnistutaan ja ollaan tyytyväisiä. Siitä saa voimia, vaikka päivä olisi pitkä.
TYÖN HAASTEENA OVAT YLLÄTYKSET JA HOIDETTAVIEN ASIOIDEN MÄÄRÄ
Tekniset ongelmat ja mahdolliset kiistat hoidetaan juristien, teknisten asiantuntijoiden ja yhteistyökumppanien kanssa, itse ei voi tai tarvitse osata kaikkea. Haasteena työssä ovat asioiden paljous, vesivahingot ja muut yllättävät tapahtumat, mitkä sekoittavat aikatauluja ja ohjelmaa.
Ihmisten pitäisi ymmärtää, että asiat ovat usein kiinni hallinnollisista prosesseista, joissa päätöksenteko vaatii aikaa. Huutaminen ja riehuminen ei asiassa auta, vaan ne etenevät neuvottelemalla, sovittelemalla ja hallituksen päätöksiä odottaen.
ASIANTUNTEVAN ISÄNNÖITSIJÄN AVULLA HANKALAKIN ASIA SELVIÄÄ
Joskus eteen tulee tehtävä, jossa puutteellinen dokumentointi, mielipide-erot tai epäselvät toimeksiannot aiheuttavat ristiriitoja. Asian selvittely vaatii paneutumista ja aikaa, hallituksen avustamista ja asioiden selvittämistä lain, lupien, määräysten, vakuutusten ja velvoitteiden kautta. Isännöitsijän tehtävänä tällaisissa tilanteissa on olla neutraali osapuoli, pyrkimyksenä löytää taloyhtiölle tyydyttävä ratkaisu. Jos tässä onnistuu, onnistumisen tunne on hieno.
AKTIIVINEN JA YHTEISTYÖKYKYINEN HALLITUKSEN PUHEENJOHTAJA TAI HALLITUKSEN JÄSEN ON KULLAN ARVOINEN
Aktiivinen ja yhteistyökykyinen tekijä katsoo kauas yhtiön etua, on sovittelija, huolehtii käytännön asioista ja kiireellisistä asioista ja ihmisistä. Toivon, että osakkaat ymmärtäisivät ja tukisivat hallitusta jättäen arvostelun pois. Näin he pystyvät parempiin suorituksiin, mikä on kaikkien etu. Isännöitsijänä usein aistii hallituksen hengen ja yhteiskyvyn. Tai sen puutteen.
VALMISTAUTUNUT ISÄNNÖITSIJÄ TARJOAA HALLITUKSELLE HYVÄT VALMIUDET PÄÄTÖKSENTEKOON
Hyvä isännöitsijä hoitaa oman tonttinsa sovitulla tavalla ja sovitussa aikataulussa. Kukin vastaa prosessista ja omasta roolistaan. Jokaisen hallituksen jäsenen tulisi tehdä sama. Yhtiön kotisivuilta löytyy materiaaleja taustojen selvittämiseksi. Yhdessä pystymme hyviin päätöksiin.
TILINPÄÄTÖSKOKOUKSIIN KANNATTAA VARATA AIKAA
Ensimmäisiä tilinpäätöskokouksia sovitaan kevään kalenteriin joulukuussa. Tilinpäätöskokous sujuu hyvin ja ongelmitta, kun hallituksen jäsenet tutustuvat yhtiön aineistoihin omassa rauhassaan etukäteen. Jos kirjanpidossa ja asiakirjoissa on korjattavaa, korjaukset ehditään hyvin tehdä vuoden aikana, kun aineisto on avoimesti koko hallituksen saatavilla. Kun kulunut vuosi on selvä ja itse tilinpäätös tuttu ja kunnossa, ei kokouksessa tämän käsittelyyn kulu paljoa aikaa vaan enemmän työaikaa jää tulevan suunnitteluun; hallituksen kunnossapitoarvion laatimiseen ja talousarvion sisältöön.
Tilinpäätösaika on aktiivista ja työlästä, minkä takia kokousaikaa kannattaa varata reilusti. Toivon, että kokouksille saadaan alkamisajankohtia jo aamusta lähtien, itse ainakin toimin selvästi tehokkaammin ja virkeämmin heti aamulla.
Hyvää joulukuun alkua toivottaen,
Terhi Jokinen
Isännöitsijä
