Isännöitsijä kantaa vastuuta taloyhtiön johtamisesta ja talouden hoidosta

Julkaistu: 25.2.2019

Isännöitsijä johtaa taloyhtiön toimintaa selkeiden tavoitteiden ja tehokkaiden työkalujen avulla. Hän kantaa vastuuta taloyhtiön johtamisesta ja talouden hoitamisesta. Vahvan kokemuksen ja asiantuntemuksen turvin isännöitsijä auttaa taloyhtiön hallitusta ja osakkaita päätöksenteossa esimerkiksi remonttien ja isojen peruskorjausurakoiden yhteydessä.

Isännöitsijä huolehtii, että taloyhtiön päätökset tehdään lainmukaisesti, hallitus saa riittävästi tietoa ja käyttää tarvittavia asiantuntijoita apunaan. Isännöitsijä hoitaa taloyhtiön kokousten ja yhtiökokousten järjestelyt ja toimittaa asiaankuuluvat kokouskutsut.

Taloyhtiöstrategia ohjaa isännöitsijän työtä

Taloyhtiöstrategiassa taloyhtiön osakkaat ja kiinteistön käyttäjät voivat määritellä tavoitteet kiinteistön hoitamiselle, kunnossapidolle, taloyhtiön kehittämiselle ja painopistealueille. Taloyhtiöstrategiasta muodostuu näin suunnittelua ja päätöksentekoa helpottava työkalu. Strategian avulla taloyhtiön hallitus voi päättää, haluavatko he parantaa tai ylläpitää sen nykyistä arvoa vai kuluttaa kiinteistön kokonaan loppuun vaikka uudisrakentamisen tieltä.

Ammattitaitoinen isännöitsijä osaa auttaa taloyhtiötä valitsemaan ja luomaan sopivan taloyhtiöstrategian ja toteuttamaan sitä. Taloyhtiöstrategian pohjalta isännöitsijä laatii seuraavan tilikauden talousarvion. Isännöitsijä ja taloyhtiön hallitus johtavat taloyhtiötä laaditun talousarvion pohjalta. Hallitus ja isännöitsijä valmistelevat yhdessä remontit ja suunnitelmat. Asiantunteva ja kokenut isännöitsijä tuntee toimialan ja luotettavan kumppaniverkoston, joiden kanssa taloyhtiön huoltoa ja remontointia kannattaa hoitaa.

Taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän mutkaton yhteistyö, aktiivinen viestintä ja ennakointikyky näyttelevät isoa roolia, jotta odottamattomia yllätyksiä ei ilmaannu. Taloyhtiön päätöksenteko helpottuu, kun strategian pohjalta voidaan tarkastella asioita koko taloyhtiön kannalta.

Aktiivinen viestintä luo luottamuksen ilmapiiriä

Nykyaikaiset viestintäkanavat parantavat yhteisöllisyyttä. Perinteisesti taloyhtiöissä on viestitetty porraskäytävän ilmoitustauluilla tai oviin teipatuilla ilmoituksilla. Digitaalisuuden myötä niin isännöitsijä kuin taloyhtiön asukkaatkin pysyvät reaaliaikaisesti kartalla siitä, mitä taloyhtiössä tapahtuu milloinkin. Kun isännöitsijä tiedottaa aktiivisesti ja viestintä on avointa asukkaiden kanssa, taloyhtiöön muodostuu luottamuksen ilmapiiri.

Isännöitsijä ja taloyhtiön hallitus kantavat päävastuuta asumiseen ja peruskorjauksiin liittyvistä asioista. Näiden lisäksi isännöitsijälle tulee päivittäin taloyhtiöistä ilmoituksia erilaisista vioista ja puutteista, jotka pitäisi korjata. Tällöin tieto asukkaalle siitä, että ilmoitettu asia on vastaanotettu ja asian hoitaminen on otettu käsittelyyn, helpottaa huomattavasti asukkaan mielialaa.

Kasvavan digitaalisuuden avulla voidaan taloyhtiöissä lisätä avoimuutta ja voimistaa näin asumisviihtyvyyttä. Eri viestintäkanavia ja -välineitä hyödyntäen voidaan Facebookiin, Instagramiin ja WhatsAppiin perustaa taloyhtiöiden omat ryhmät, joiden kautta voidaan tiedottaa yleisistä asioista, taloyhtiön tapahtumista ja taloyhtiön remonttiin liittyvistä seikoista.

Myös taloyhtiön kotisivut kannattaa hyödyntää. Niistä on hyvä luoda tiedottamisen ja tiedonjaon avainkanava. Kotisivuilta löytyy kaikki hyödyllinen asumiseen liittyvä informaatio tiedotteineen.

Samalla kun digitaalisuus muokkaa yhteiskuntaamme, se muuttaa myös isännöitsijän toimintaa. Digitaalisuuden myötä me OIT:lla olemme parantaneet asiakaspalveluamme ja toimintatapojamme. Esimerkiksi tilintarkastukset hoidetaan nykyään sähköisen arkiston avulla, minkä ansiosta tehokkuus ja avoimuus lisääntyvät. Taloyhtiön hallituksen jäsenet saavat näin kaiken tarvitsemansa tiedon reaaliaikaisesti taloyhtiösivujen kautta.

Uuden asiakkaan kiinteistö tarkastetaan kellarista vesikattoon 

OIT Isännöinnin asiakasmäärä kasvaa jatkuvasti, kun yhä useammat taloyhtiöt haluavat siirtyä uudenajan isännöinnin asiakkaiksi. OIT:lla on ollut jo reilun vuosikymmenen ajan tapana käydä tarkastamassa uuden asiakkaan talo alimmasta varastosta ja kellarista aina vesikatolle saakka. OIT tekee tämän, jotta selviää, minkälaisia ominaisuuksia ja erityispiirteitä talo sisältää ja mitä mahdollisia kehityskohteita ja vikoja rakennuksesta saattaa löytyä.

Uutta asiakasta hoitava isännöitsijä lähtee kierrokselle yhdessä toisen kokeneen isännöitsijän kanssa. Isännöitsijät lähtevät matkaan muistivihkon ja kameran kera, jotta tilat ja rakenteet saadaan huolellisesti kuvattua ja dokumentoitua.

Isännöitsijä kuvaa ja tarkastaa kiinteistön ulkoa ja sisältä. Kiinteistön materiaalit, ominaisuudet, viat ja puutteet kirjataan ylös. Sisätiloissa tehdään havainnot tiloista ja niiden kunnosta. Mahdolliset siivouskohteet, maalaukset, rikkoutuneet pintamateriaalit ja asbestirakenteet kartoitetaan. Aiemman isännöitsijän tiedotteet ja huomautukset päivitetään vastaamaan uuden isännöitsijän linjauksia.

Isännöitsijä tarkastaa jäteastioiden riittävyyden ja tyhjennysaikataulun. Siivouskomeron kunto ja yleisten tilojen siisteys kartoitetaan, jotta selviää, onko siivouksen taso riittävää. Samalla voidaan päivittää taloyhtiön ohjeet ja yhteiset säännöt ja tiedottaa niistä asukkaille.

Seuraavaksi isännöitsijät siirtyvät ullakolle, jossa tarkastetaan rakenteiden asianmukaisuus. Esimerkiksi määräysten mukaiset kulkureitit ullakolle ja katolle pitää löytyä. Yläpohjassa isännöitsijä kulkee taskulampun kanssa eristeitä tutkaillen ja tarkastaa, että kulkusillat koneille ja ilmanvaihtokanavien huoltoluukuille ovat asianmukaisia.

Myös katto kuvataan ja tarkistetaan, ovatko katon kallistukset riittävät ja katon rakenteet sekä katon ja piipun pellitykset ehjinä. Mahdolliset korjauskohteet tai vuosittainen seuranta merkataan ylös. Kattoturvatuotteet ja kattopollarit tulee olla asianmukaisesti kiinnitetty ja kiristetty.

Isännöitsijä tuntee uuden asiakkaan talon ja sen ominaisuudet

Tarkastuskierroksen havainnoista koostetaan kuvallinen raportti taloyhtiön hallitukselle. Usein hallituksen jäsenet eivät ole tietoisia taloyhtiön kaikista tiloista, vikakohteista tai ominaispiirteistä, ja siten raportti voi sisältää heille myös yllätyksiä. Akuuttien vikojen tarpeellisista korjauksista sovitaan ja muut korjaukset kirjataan kunnossapitotarveselvitykseen. Näin alamme OIT:lla hoitaa taloa.

Taloyhtiöstä vastaava isännöitsijä tallentaa raportin kuvat OIT:n serverille ja nimeää ne kohteen mukaisesti. Tulotarkastuksen jälkeen talosta otettuihin kuviin palataan vielä useasti niin kokouksissa kuin työpöytienkin ääressä.

Meillä OIT:lla isännöitsijän arki on joskus myös pölyistä mutta aina palkitsevaa. Ohjenuoramme on, että isännöitsijä hoitaa asiat ennen kuin niistä huomautetaan. Huolellisesti hoidettu isännöinti auttaa pitämään myös asumiskustannukset hallinnassa. Hyvä ja avoin isännöitsijä hoitaa asioita mutta erityisesti ihmissuhteita

Asukasmuutokset
×
Tilaa asiakirjoja
×
Remontti-ilmoitus

×
Tarjouspyyntö

Pyydä tarjous isännöinnistä

×